Nhiều cặp đôi chốt số bàn bằng cách lấy tổng khách chia cho 10 rồi cộng thêm vài bàn “cho chắc”. Cách đó nhanh nhưng hay lệch. Cách tính số bàn tiệc cưới chính xác hơn là đi từ danh sách khách mời, chia theo nhóm, làm tròn từng nhóm rồi mới cộng dự phòng. Bài này hướng dẫn từng bước kèm ví dụ cụ thể, để bạn làm việc với nhà hàng và lên số lượng thiệp cưới tự tin hơn.
- Vì sao không nên ước chừng số bàn
- Bước 1: Lập danh sách và chia khách theo nhóm
- Bước 2: Công thức cơ bản và cách làm tròn
- Bước 3: Phân biệt khách chắc chắn và khách chưa chắc
- Bước 4: Tính thêm bàn đặc biệt
- Bước 5: Dự phòng bàn cho khách phát sinh
- Từ số bàn đến số lượng thiệp cần in
- Bắt đầu chọn mẫu thiệp theo danh sách khách
Vì sao không nên ước chừng số bàn
Đặt thiếu bàn thì tiệc thiếu chỗ ngồi, khách phải ghép bàn hoặc đứng chờ, rất khó xử với người lớn tuổi. Đặt thừa bàn thì tốn tiền cho những chiếc ghế trống, và khoảng trống ấy cũng làm không khí tiệc kém ấm cúng.
Nếu có danh sách rõ ràng, bạn sẽ thấy ngay mình cần bao nhiêu bàn, bàn nào cần ưu tiên và còn dư địa bao nhiêu để xử lý khách phát sinh. Số bàn cũng là căn cứ để bạn dự trù ngân sách tiệc và số thiệp cần in.
Bước 1: Lập danh sách và chia khách theo nhóm
Đừng chỉ ghi một con số tổng. Hãy lập danh sách từng người hoặc từng gia đình, rồi chia thành các nhóm quen ngồi chung với nhau:
- Họ hàng hai bên: thường chia tiếp theo nhà nội, nhà ngoại, hoặc theo từng nhánh trong họ.
- Bạn bè: tách theo nhóm bạn thân, bạn cùng lớp, bạn cùng câu lạc bộ.
- Đồng nghiệp: nên tách theo phòng ban hoặc theo công ty nếu hai bạn làm ở nơi khác nhau.
- Khách của bố mẹ: hàng xóm, bạn bè của gia đình, đối tác làm ăn.
Việc chia nhóm giúp bạn tính bàn sát thực tế hơn, vì người cùng nhóm sẽ muốn ngồi gần nhau. Đây cũng là bước giúp sơ đồ chỗ ngồi về sau đỡ rối.
Bước 2: Công thức cơ bản và cách làm tròn
Ở nhiều nhà hàng tiệc cưới, một bàn thường xếp khoảng 10 người, một số nơi 8 hoặc 12 người. Bạn nên hỏi nhà hàng sức chứa chuẩn của một bàn trước khi tính. Công thức cơ bản là:
Số bàn của một nhóm = số khách của nhóm ÷ số người mỗi bàn, làm tròn lên.
Điểm mấu chốt là làm tròn từng nhóm rồi mới cộng, thay vì cộng hết khách rồi mới chia. Lấy ví dụ danh sách 138 khách, mỗi bàn 10 người:
- Họ hàng: 42 khách → 4,2 → 5 bàn
- Bạn bè: 58 khách → 5,8 → 6 bàn
- Đồng nghiệp: 27 khách → 2,7 → 3 bàn
- Khách của bố mẹ: 11 khách → 1,1 → 2 bàn
Tổng là 16 bàn. Nếu lấy 138 ÷ 10 thì chỉ ra khoảng 14 bàn, thiếu 2 bàn so với cách chia theo nhóm. Chênh lệch này xuất hiện vì các nhóm thường không chia tròn, và bạn không muốn xếp khách nhóm này ngồi lẫn vào bàn nhóm khác. Tuy vậy, nếu thấy hai nhóm nhỏ quen biết nhau, bạn có thể ghép lại để tiết kiệm một bàn.
Bước 3: Phân biệt khách chắc chắn và khách chưa chắc
Không phải ai nhận thiệp cũng đến dự. Có người bận việc, ở xa, hoặc chỉ gửi phong bì. Ngược lại, có người đi cùng người thân mà bạn không ghi trong danh sách. Vì thế hãy đánh dấu từng người theo ba mức:
- Chắc chắn đến: người thân, bạn thân đã xác nhận.
- Có thể đến: chưa trả lời rõ hoặc còn phụ thuộc lịch.
- Khó đến: ở xa, đang bận, mời theo phép lịch sự.
Hãy tính bàn theo nhóm “chắc chắn”, cộng một phần nhóm “có thể”, và bỏ qua nhóm “khó đến”. Tỷ lệ khách đến thực tế thay đổi theo từng gia đình, từng vùng và từng thời điểm, nên hãy dựa vào hiểu biết của bố mẹ hai bên về mối quan hệ của mình thay vì áp một con số cứng.
Bước 4: Tính thêm bàn đặc biệt
Ngoài các bàn khách, tiệc cưới thường có những bàn không nằm trong phép chia ở trên. Bạn nên cộng vào cho đủ:
- Bàn gia đình: bàn của bố mẹ, ông bà, các cô dì chú bác thân thiết, thường ở vị trí gần sân khấu.
- Bàn khách quan trọng: thầy cô, sếp, người lớn tuổi cần chỗ ngồi thoải mái, dễ ra vào.
- Bàn trẻ em: nếu có nhiều gia đình đi cùng con nhỏ, có thể gom thành một bàn riêng, nhưng cần người lớn trông.
- Bàn ban tổ chức: người phụ giúp, quay phim, chụp ảnh, MC nếu nhà hàng không bố trí sẵn.
Hỏi trước nhà hàng xem những người làm dịch vụ có được tính chỗ riêng không, để tránh phát sinh sát ngày cưới.
Bước 5: Dự phòng bàn cho khách phát sinh
Dù đã chia kỹ, vẫn nên có một khoản dự phòng. Nhiều cặp đôi chọn dự phòng khoảng một đến vài bàn tùy quy mô tiệc, và bố trí ở vị trí dễ xử lý như gần cửa hoặc cuối sảnh. Lưu ý một số điểm khi thương lượng với nhà hàng:
- Hỏi thời hạn chốt số bàn chính thức và khả năng tăng, giảm sau thời hạn đó.
- Hỏi cách tính với bàn phát sinh trong ngày tiệc.
- Ghi rõ bằng văn bản số bàn đã chốt và số bàn dự phòng.
Dự phòng quá nhiều sẽ tốn kém, quá ít lại rủi ro. Hãy cân nhắc theo ngân sách và theo độ “khó đoán” của danh sách khách bên bạn.
Từ số bàn đến số lượng thiệp cần in
Số thiệp không bằng số khách. Thường một tấm thiệp gửi cho cả gia đình hoặc cả cặp đôi, nên số thiệp thường ít hơn số người. Một cách làm thực tế:
- Đếm số hộ gia đình hoặc nhóm đi cùng trong danh sách, mỗi hộ một thiệp.
- Cộng thêm thiệp cho khách mời riêng lẻ, như bạn bè đi một mình.
- Cộng một ít thiệp dự phòng cho khách bổ sung, thiệp viết nhầm tên hoặc để lưu niệm.
Tại Thiệp Cưới Hà Nội, bạn không bị giới hạn số lượng tối thiểu, nên có thể in đúng số thiệp cần dùng, kể cả số lượng ít. Giá thiệp giảm theo số lượng đặt với các mốc phổ biến 100, 200, 300, 500 cái. Vì vậy hãy chốt danh sách khách trước, rồi mới quyết định số thiệp để chọn mốc phù hợp.
Bắt đầu chọn mẫu thiệp theo danh sách khách
Khi đã có số bàn và số thiệp cần in, bạn có thể xem mẫu tại thư viện mẫu thiệp cưới, tham khảo giá tại bảng giá in thiệp cưới và điền thông tin đặt hàng qua form điền thông tin thiệp cưới. Nếu cần tư vấn thêm về số lượng, bạn có thể liên hệ hotline/Zalo 0968 247 304 để được hỗ trợ.
