Nhiều cặp đôi chỉ nhớ ra mình sót người khi thiệp đã in xong, thậm chí khi tiệc đã diễn ra. Cách đơn giản để tránh chuyện này là lập danh sách khách mời đám cưới sớm và chia theo nhóm ngay từ đầu, thay vì nhớ tới ai ghi nấy. Bài này chia sẻ cách chia nhóm, cách rà soát và cách đếm số thiệp cần in từ danh sách đó.
- Vì sao nên lập danh sách trước khi làm bất cứ việc gì khác
- Thống nhất quy mô và ngân sách với hai bên gia đình
- Chia khách mời thành các nhóm rõ ràng
- Phân mức ưu tiên để dễ cắt giảm khi vượt ngân sách
- Ghi danh sách thế nào để theo dõi được từ đầu đến cuối
- Cách rà soát để không sót người quan trọng
- Từ danh sách đến số lượng thiệp cần in
- Chốt danh sách trước khi đặt in
- Bắt đầu chọn mẫu thiệp cho danh sách của bạn
Vì sao nên lập danh sách trước khi làm bất cứ việc gì khác
Danh sách khách mời quyết định gần như mọi khoản chi lớn: số bàn tiệc, kích thước sảnh, số thiệp cần in, thậm chí cả quà cảm ơn. Nếu chốt sảnh trước rồi mới đếm khách, bạn dễ rơi vào cảnh sảnh quá chật hoặc quá rộng. Vì vậy hãy lập bản nháp đầu tiên ngay khi hai bên gia đình thống nhất sơ bộ về quy mô, rồi chỉnh dần.
Thống nhất quy mô và ngân sách với hai bên gia đình
Trước khi ghi tên, hãy ngồi lại với bố mẹ hai bên để trả lời ba câu hỏi:
- Tổng số khách dự kiến khoảng bao nhiêu người, và mỗi bên được chia bao nhiêu?
- Có tổ chức riêng một buổi ở nhà trai và một buổi ở nhà gái không?
- Ngân sách cho mỗi bàn tiệc là bao nhiêu?
Chốt được con số tổng thì việc cắt giảm hay thêm bớt sau này sẽ dễ hơn nhiều, vì cả nhà cùng nhìn vào một mốc chung.
Chia khách mời thành các nhóm rõ ràng
Thay vì viết một danh sách dài lộn xộn, hãy tách thành các nhóm. Cách chia thông dụng và dễ dùng là:
- Họ hàng hai bên: ông bà, cô dì chú bác, anh chị em họ. Nên chia thêm nhánh nội và nhánh ngoại để khỏi quên người.
- Bạn bè của bố mẹ: hàng xóm, bạn cùng cơ quan, bạn lâu năm. Nhóm này thường do bố mẹ quyết định, bạn nên để bố mẹ tự liệt kê.
- Bạn bè của cô dâu chú rể: bạn thời phổ thông, đại học, bạn thân, nhóm sở thích.
- Đồng nghiệp: cùng phòng, cùng công ty, sếp trực tiếp, đối tác thân thiết.
- Khách đặc biệt: thầy cô cũ, người đã giúp đỡ gia đình, người lớn tuổi cần được mời trân trọng.
Mỗi bên nhà trai và nhà gái nên có một bảng riêng với đủ các nhóm trên. Khi gộp lại, bạn sẽ thấy ngay bên nào đang nhiều, bên nào còn ít.
Phân mức ưu tiên để dễ cắt giảm khi vượt ngân sách
Gần như danh sách nháp nào cũng dài hơn dự kiến. Để cắt giảm mà không phải suy nghĩ lại từ đầu, hãy gắn mức ưu tiên cho từng người:
- Mức A: bắt buộc phải mời, như gia đình ruột thịt, bạn thân, người thân thiết.
- Mức B: nên mời nếu còn chỗ, như họ hàng xa, đồng nghiệp có quan hệ tốt.
- Mức C: mời cho phải phép hoặc có thể thay bằng lời nhắn, tin nhắn.
Khi cần giảm số bàn, bạn chỉ việc xét từ mức C trở lên, rất nhẹ nhàng và ít gây khó xử.
Ghi danh sách thế nào để theo dõi được từ đầu đến cuối
Một bảng tính đơn giản trên điện thoại hoặc máy tính là đủ. Các cột nên có:
- Tên khách và cách xưng hô (anh, chị, cô, chú, gia đình…).
- Nhóm và mức ưu tiên (A, B, C).
- Số người đi cùng, tính theo hộ hoặc theo cặp.
- Hình thức mời: thiệp giấy, mời trực tiếp hoặc nhắn tin.
- Trạng thái: đã gửi thiệp chưa, đã xác nhận tham dự chưa.
- Ghi chú: người lớn tuổi cần chỗ ngồi thuận tiện, khách ăn chay…
Cột trạng thái rất hữu ích về sau, vì nhìn vào đó bạn biết ngay ai chưa nhận thiệp để nhắc, tránh tình trạng gửi rồi lại không nhớ đã gửi cho ai.
Cách rà soát để không sót người quan trọng
Người ta hay sót những người quen mặt mà không nghĩ đến khi ngồi ghi. Vài cách rà soát thực tế:
- Lướt danh bạ điện thoại và danh sách bạn bè trên mạng xã hội, đánh dấu những người thật sự muốn mời.
- Xem lại các nhóm chat: lớp cũ, công ty, câu lạc bộ, hội nhóm.
- Nhờ bố mẹ đọc lại bảng của mình. Người lớn thường nhớ ra các mối quan hệ họ hàng và hàng xóm mà bạn bỏ qua.
- Đối chiếu hai bảng nhà trai và nhà gái để chắc rằng không ai được mời hai lần hoặc bị bỏ sót vì mỗi bên nghĩ bên kia sẽ mời.
- Để danh sách nghỉ vài ngày rồi đọc lại. Cách này thường giúp nhớ ra thêm một vài cái tên.
Từ danh sách đến số lượng thiệp cần in
Đây là bước nhiều cặp đôi tính nhầm. Thiệp thường gửi theo hộ hoặc theo cặp, nên số thiệp không bằng số khách. Một gia đình bốn người chỉ cần một tấm thiệp, một nhóm bạn thân độc thân thì có thể mỗi người một tấm. Hãy đếm số thiệp theo từng dòng trong bảng, rồi cộng lại.
Sau đó nên cộng thêm một ít thiệp dự phòng cho khách phát sinh vào phút chót hoặc thiệp bị viết sai tên, bị nhàu. Việc này tránh phải in bổ sung từng lẻ tẻ.
Tại Thiệp Cưới Hà Nội, chúng tôi không giới hạn số lượng tối thiểu nên đám cưới nhỏ, thân mật vẫn đặt được với số lượng ít. Giá từ 1.500đ đến 2.900đ mỗi thiệp tùy mẫu và số lượng, đặt nhiều thì giá mỗi thiệp giảm theo các mốc phổ biến 100, 200, 300 và 500 thiệp. Khi đã có con số thiệp, bạn có thể ước tính chi phí và so sánh các mốc để chọn số lượng hợp lý.
Chốt danh sách trước khi đặt in
Trước khi đặt in, hãy ngồi lại lần cuối với hai bên gia đình để xác nhận danh sách và số thiệp. Nên chốt trước khi duyệt file demo để không phải sửa số lượng giữa chừng. Về thời gian, thiệp in mất 3-5 ngày làm việc, bạn còn cần thêm thời gian để viết tên khách và gửi đi. Vì vậy đừng để sát ngày cưới mới bắt đầu.
Một lưu ý nhỏ là hãy viết tên khách và cách xưng hô cẩn thận lên thiệp hoặc phong bì. Người nhận cảm nhận rất rõ sự chu đáo này, nhất là với người lớn tuổi.
Bắt đầu chọn mẫu thiệp cho danh sách của bạn
Khi đã có danh sách và số thiệp, bạn có thể xem mẫu tại thư viện mẫu thiệp cuoi, tham khảo giá tại bảng giá in thiệp cưới và điền thông tin đặt hàng qua form điền thông tin thiệp cưới. Cần tư vấn thêm, bạn gọi hoặc nhắn Zalo hotline 0968 247 304.
