Thiệp in xong đẹp mấy mà phát quá muộn thì khách vẫn không sắp xếp được, còn phát quá sớm lại dễ bị quên. Câu hỏi khi nào nên phát thiệp cưới vì thế cần một kế hoạch cụ thể theo từng nhóm khách. Bài viết gợi ý các mốc thời gian thông dụng và cách tính ngược từ ngày cưới để bạn không bị dồn việc vào phút cuối.
- Nguyên tắc chung
- Mốc thời gian gợi ý theo nhóm khách
- Tính ngược từ ngày cưới
- Nên phát trực tiếp hay gửi bưu điện?
- Đừng quên nhắc lại
- Dự phòng số thiệp và khách mời thêm
- Những sai lầm hay gặp về thời điểm
- Nếu tổ chức hai tiệc ở hai nơi
- Khách ở nước ngoài hoặc cần xin nghỉ dài
- Lên kế hoạch cho thiệp cưới của bạn
Nguyên tắc chung
Khách càng ở xa và càng lớn tuổi hoặc càng quan trọng thì càng nên mời sớm và mời trực tiếp. Khách gần và thân thiết có thể mời muộn hơn. Đây là thông lệ tham khảo chứ không phải quy định, tùy từng gia đình và vùng miền (xem thêm bối cảnh chung về lễ cưới). Điều cần nhớ: người ta cần đủ thời gian để xin nghỉ, sắp xếp việc gia đình và di chuyển.
Mốc thời gian gợi ý theo nhóm khách
- Họ hàng thân, khách ở xa (tỉnh khác, nước ngoài): báo miệng hoặc nhắn tin sớm khoảng một tháng hoặc hơn, gửi thiệp khoảng 3-4 tuần trước tiệc để họ mua vé và xin nghỉ.
- Họ hàng và bạn bè cùng thành phố: phát thiệp khoảng 2-3 tuần trước tiệc.
- Đồng nghiệp, sếp: khoảng 2 tuần trước, mời trực tiếp nếu có thể.
- Hàng xóm, người quen thân: khoảng 1-2 tuần trước tiệc.
Các khoảng thời gian trên là gợi ý phổ biến. Nếu đám cưới rơi vào mùa cưới cao điểm hoặc dịp lễ, hãy phát sớm hơn một chút vì khách dễ trùng lịch.
Tính ngược từ ngày cưới
Muốn phát thiệp đúng hạn, bạn cần lùi từ ngày cưới, cộng cả thời gian in và thời gian giao. Với thiệp đặt tại đây, thời gian in tiêu chuẩn là 3-5 ngày (đơn gấp có thể in lấy nhanh tùy đơn hàng, kèm phụ phí hỏa tốc nếu có), chưa tính thời gian duyệt file và giao hàng. Một ví dụ cho tiệc vào ngày X:
- X trừ 5-6 tuần: chốt mẫu, số lượng và nội dung.
- X trừ 4-5 tuần: duyệt bản demo, đặt cọc, bắt đầu in.
- X trừ 3-4 tuần: nhận thiệp, kiểm tra và gửi cho khách ở xa.
- X trừ 2-3 tuần: phát thiệp cho khách cùng thành phố.
- X trừ 3-5 ngày: nhắn nhắc lại lần cuối.
Đây chỉ là khung tham khảo. Việc đặt càng sớm càng có nhiều thời gian dự phòng cho tình huống phát sinh.
Nên phát trực tiếp hay gửi bưu điện?
Mời trực tiếp luôn được coi là trang trọng nhất, đặc biệt với người lớn tuổi, họ hàng và người có vai vế. Với khách ở xa, thiệp có thể gửi qua dịch vụ vận chuyển kèm tin nhắn hoặc cuộc gọi báo trước. Thiệp gửi đi cần ghi rõ tên người nhận và địa chỉ, và bạn nên báo để họ biết thiệp đang trên đường.
Đừng quên nhắc lại
Dù đã phát thiệp đúng hạn, một tin nhắn nhắc nhẹ trước tiệc vài ngày rất có ích: nhắc giờ, địa điểm, cách di chuyển và đường dẫn bản đồ nếu cần. Tin nhắn này cũng là cách xác nhận số khách để nhà hàng chuẩn bị chính xác số bàn.
Dự phòng số thiệp và khách mời thêm
Luôn in dư một phần cho khách mời thêm hoặc thiệp bị hỏng. Số lượng dư thường khoảng 10-15% tùy quy mô. Khách được mời gấp có thể nhận thiệp trực tiếp hoặc tin nhắn mời thay thế.
Những sai lầm hay gặp về thời điểm
- Phát thiệp quá muộn sát ngày, khiến khách không thu xếp được.
- Quên khách ở xa nên gửi muộn hơn thời gian vận chuyển thực tế.
- Không nhắc lại, dẫn đến khách nhầm ngày hoặc quên.
- Đặt in sát ngày phát nên không còn thời gian sửa lỗi.
Nếu tổ chức hai tiệc ở hai nơi
Với gia đình có hai tiệc (ví dụ một ở quê, một ở thành phố), mỗi tiệc cần một mốc phát riêng vì khách và thời gian khác nhau. Hãy lập hai danh sách, hai lịch phát và làm rõ trên thiệp bên nào tổ chức ở đâu vào ngày nào để khách không nhầm lẫn giữa hai buổi.
Khách ở nước ngoài hoặc cần xin nghỉ dài
Người ở xa hoặc phải xin nghỉ nhiều ngày cần được báo sớm hơn nhiều so với mốc thông thường, có khi từ hai đến ba tháng. Bạn nên nhắn báo ngày dự kiến ngay khi đã chốt, sau đó gửi thiệp chính thức khi thiệp in xong. Cách này vừa lịch sự vừa giúp họ chủ động vé và lịch làm việc.
Lên kế hoạch cho thiệp cưới của bạn
Xem mẫu tại thư viện mẫu thiệp cưới, tham khảo giá tại bảng giá in thiệp cưới và điền thông tin qua form điền thông tin thiệp cưới. Hãy chốt mẫu và duyệt bản demo sớm để việc phát thiệp diễn ra thong thả, đúng hạn.
